Varje företag som tar emot massor av betalningar regelbundet kan eliminera den tråkiga uppgiften och de pågående resurser som krävs för att avstämma konton. Så här gör du det.

Publicerad

Användningsfall: Avstämning med virtuella IBANS

(Sarah Wachter) (14 dec 2020)

Vi presenterar vår ”Use case” -serie, där vi beskriver de många olika sätten BaaS funktioner kan utnyttjas för att hålla ditt företag före spelet. Om du undrar ”vad är en BaaS?” kolla in vår (första artikel). Läs annars!

Vissa problem som du inte ens inser att du har förrän någon påpekar att det finns ett bättre sätt att göra saker på.

Låt oss prata om kontot avstämning.

Vet du när du sätter dig ner för att kontrollera ditt bankkonto för att se om din månadslön har kommit? Eller för att kontrollera att din vän som var skyldig dig pengar har betalat tillbaka dig? Har du någonsin haft att jämföra dina kundräkningar med inkommande betalningar för att se till att de matchar? Den processen är avstämning.

Alla som har ett bankkonto som tar emot betalningar har gjort det. För enskilda är det en tillfällig skyldighet. För företag med stora mängder betalningar som kommer in från flera kunder är det en enorm uppgift som involverar långa mödosamma processer och pågående resurser.

Här är en liten historia att illustrera problemet:

Några år tillbaka var Swan COO Nicolas Saison ansvarig för betalningarna hos ett stort franskt elföretag. När det gäller allmännyttiga tjänster kommer inkommande betalningar stadigt och kraftigt in. För klienter som valde att betala med överföring anger de vanligtvis en kort referens för att underlätta avstämning (som en kundkod). Men naturligtvis trasslar folk ofta med den här typen av datainmatning. Vi vet alla hur det är att kasta på 0 och Os, undrar vilken som är … 🧐

Denna typ av fel kan orsaka stora tekniska problem. Ibland visas till exempel en mottagen betalning inte alls i bokföringen. Tänk dig att du har tiotusentals betalningar i månaden att kamma igen som Nicolas företag. För att hantera detta anställde de en liten armé av revisorer som arbetade heltid och omsorgsfullt handlade om försoning. Ouf.

Så Nicolas hade idén att eliminera den tråkiga försoningsuppgiften genom att automatisera denna process med virtuella IBAN.

At Swan , vi tillhandahåller våra egna IBAN: er. Vi är verkligen stolta över det.

Massor av prestigefyllda betalningsanläggningar – Fintech-vänner och kollegor runt om i världen – tillhandahåller inte sina egna IBAN: er.

När det gäller virtuella IBAN: er, stora banker erbjuder endast denna tjänst till sina största kunder. Swan tillhandahåller virtuella IBAN gratis till alla företag som kan dra nytta av dem. Det är något som gör oss unika och det är en riktig stolthet för oss.

Allt om IBAN (den vanliga typen).

Ett IBAN-nummer (International Bank Account Number) kommer in hand med en Bank Identifier Code (BIC). Tänk på ditt IBAN som ditt kontonummer och din BIC som ditt postnummer eller sorteringskod. IBAN + BIC-kombinationen låter banktjänster som Swan leverera betalningar till sin destination säkert – över hela Europa.

Ett IBAN består av upp till 34 bokstäver och siffror, och varje uppsättning tecken representerar olika detaljer för ditt konto.

Här är en uppdelning av IBAN vid Swan:

FR76 1732 8YYY YYXX XXXX XXXX XYY

FR = Svanens landskod

76 = IBAN kontrollsiffror

17328 = Svanens bankkod

YYYYY = Svanens filialkod

XXXXXXXXXXX = Kontonummer (11 siffror)

YY = Kontrollsiffror

När ett företag blir ett IBAN-leverantör får de välja sin egen BIC. Denna identifierare hjälper banker att kommunicera med varandra. Svanens är SWNBFR22:

Vad nu är virtuella IBAN: er?

Hos Swan, när du öppnar ett konto för ditt företag, tilldelas det automatiskt ett huvud IBAN. Du kan sedan lägga till obegränsat fler IBAN: er på samma konto. dessa är dina virtuella IBAN: er. Till skillnad från huvud IBAN tjänar virtuella IBAN endast till att ta emot betalningar, inte göra dem. De är i huvudsak fantom-IBAN: er och de är en livräddare för revisorer.

Använda virtuella IBAN: er för automatisk avstämning.

  1. Ge varje klient ett unikt virtuellt IBAN.De skickar sina betalningar till detta IBAN
  2. Alla betalningar till de virtuella IBAN: erna tas faktiskt in på huvudkontot
  3. När betalningar kommer till ditt huvudkonto
  • du kan vara 100\% säker på vem som tillhandahöll varje betalning (det virtuella IBAN är identifieraren)
  • du kan identifiera anledningen till att en betalning gjordes, vilket underlättar direkt avstämning! 🙌
Kunder gör betalningar till enskilda virtuella IBAN, men alla pengar kommer fram ett huvudkonto. De virtuella IBAN: erna gör det enkelt att identifiera vem som har gjort varje betalning när den visas i din bokföring.

Du kan använda virtuella IBAN för att ta emot betalningar per klient ( som beskrivs ovan), per produkt eller per tjänst. Revisors jobb blir så mycket enklare!

Istället för att använda virtuella IBAN för att automatisera kontoavstämning kanske du undrar ”Kan jag inte bara öppna ett nytt konto för varje enskild klient?” Säker. Du kan. Men bankavgifter läggs på allvar när du har massor av konton. Det är så mycket lättare att öppna bara ett konto och lägga till (obegränsade) virtuella IBAN till det kontot. Och gissa vad? På Swan är det gratis att lägga till virtuella IBAN: er!

När du är medveten om det verkar virtuella IBAN för avstämning vara ett uppenbart hack. Fortfarande, tillbaka på dagen, hade Swan COO Nicolas Saison svårt att hitta en bra virtuell IBAN-leverantör för sitt företag. När han samarbetade med Swan CEO Nicolas Benady för att bygga nästa stora BaaS under 2019 var det klart att virtuella IBAN skulle vara en viktig funktion.

Företag som rutinmässigt tar in massor av betalningar kan utnyttja virtuella IBAN för att frigöra upp tid, pengar och arbetskraft.

Vilket företag som helst kan arbeta direkt med Swan för att automatisera sina egna avstämningar. Om ett företag tar in ett konstant flöde av betalningar har de redan massiva redovisningsbehov. Genom att automatisera avstämning med virtuella IBAN: er kan de lägga sina resurser på andra områden. Och redovisningspersonal kommer att kunna lägga sin tid och ansträngning på mer uppfyllande uppgifter.

Företag som hjälper andra företag är särskilt väl placerade för denna lösning. Tänk på SaaS-företag som hanterar ekonomi eller redovisning. Kontoavstämning är en stor del av deras tjänst, så att kunna automatisera det skulle vara transformativt.

Förutom IBAN: er låter Swan företag tillhandahålla vitmärkta kort. Vi handlar om kort idag; vi har precis gjort våra mycket första transaktioner !

Om du undrar om ditt företag ska tillhandahålla betalkort med varumärke, håll dig uppdaterad. Vi pratar om de många sätten du kan använda dem på och hur du kommer igång! 👋

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *