Qualquer empresa que recebe muitos pagamentos regularmente pode eliminar a tarefa tediosa e os recursos contínuos necessários para a reconciliação de contas. Veja como.

Caso de uso: Reconciliação com IBANS virtuais

(Sarah Wachter) (14 de dezembro de 2020)

Apresentando nossa série de “Caso de uso”, onde detalhamos as várias maneiras diferentes de BaaS recursos podem ser aproveitados para manter sua empresa à frente do jogo. Se você está se perguntando “o que é um BaaS?” confira nosso (primeiro artigo). Caso contrário, continue lendo!

Alguns problemas que você nem percebe que tem até que alguém indique que existe uma maneira melhor de fazer as coisas.

Vamos falar sobre a conta reconciliação.

Sabe quando você se senta para verificar sua conta bancária para ver se seu salário mensal chegou? Ou para verificar se o seu amigo que lhe devia dinheiro o pagou de volta? Você já teve que comparar as contas de seus clientes com os pagamentos recebidos para ter certeza de que são iguais? Esse processo é a reconciliação.

Qualquer pessoa com uma conta bancária que recebe pagamentos já o fez. Para os indivíduos, é uma obrigação ocasional. Para empresas com grandes quantias de pagamentos provenientes de vários clientes, é uma tarefa enorme que envolve longos processos laboriosos e recursos contínuos.

Aqui está uma pequena história para ilustrar o problema:

Alguns anos atrás, Swan COO Nicolas Saison era encarregado de pagamentos em uma grande empresa de serviços públicos francesa. Quando se trata de serviços públicos, a entrada de pagamentos é constante e pesada. Para clientes que optam por pagar por transferência, eles geralmente inserem uma referência curta para facilitar a reconciliação (como um código de cliente). Mas é claro que as pessoas costumam bagunçar esse tipo de entrada de dados. Todos nós sabemos como é piscar para 0s e Os, imaginando qual é qual… 🧐

Esse tipo de erro pode causar grandes problemas técnicos. Por exemplo, às vezes, um pagamento recebido não aparece nos registros contábeis. Então, imagine que você tem dezenas de milhares de pagamentos por mês para vasculhar como a empresa de Nicolas fazia. Para lidar com isso, eles empregaram um pequeno exército de contadores que trabalhavam em tempo integral, lidando meticulosamente com a reconciliação. Ouf.

Então, Nicolas teve a ideia de eliminar a tediosa tarefa de reconciliação automatizando esse processo com IBANs virtuais.

Na Swan , nós fornecemos nossos próprios IBANs. Estamos muito orgulhosos disso.

Toneladas de estabelecimentos de pagamento de prestígio – amigos e colegas da Fintech em todo o mundo – não fornecem seus próprios IBANs.

Quanto aos IBANs virtuais, grande os bancos oferecem esse serviço apenas aos seus maiores clientes. A Swan fornece IBANs virtuais gratuitamente para qualquer empresa que possa se beneficiar deles. É algo que nos torna únicos e é um verdadeiro orgulho para nós.

Tudo sobre IBANs (o tipo normal).

Um número de conta bancária internacional (IBAN) vem em mãos mão com um Código de Identificação Bancária (BIC). Pense em seu IBAN como seu número de conta e em seu BIC como seu código postal ou código de classificação. A combinação IBAN + BIC permite que serviços bancários como o Swan entreguem pagamentos ao seu destino com segurança – em toda a Europa.

Um IBAN é composto de até 34 letras e números, e cada conjunto de caracteres representa um detalhe diferente para sua conta.

Aqui está uma análise dos IBANs em Swan:

FR76 1732 8YYY YYXX XXXX XXXX XYY

FR = código do país de Swan

76 = IBAN verificar dígitos

17328 = Código do banco Swan

YYYYY = Código da agência Swan

XXXXXXXXXXX = Número da conta (11 dígitos)

YY = Dígitos de verificação

Quando uma empresa se torna uma Provedor de IBAN, eles podem escolher seu próprio BIC. Esse identificador ajuda os bancos a se comunicarem entre si. Swan é SWNBFR22:

Agora, o que são virtuais IBANs?

No Swan, quando você abre uma conta para sua empresa, é automaticamente atribuído um IBAN principal. Você pode então adicionar mais IBANs ilimitados à mesma conta; estes são seus IBANs virtuais. Ao contrário do IBAN principal, os IBANs virtuais servem apenas para receber pagamentos, não para efetuá-los. Eles são essencialmente IBANs fantasmas e um salva-vidas para contadores.

Usando IBANs virtuais para reconciliação automatizada.

  1. Dê a cada cliente um IBAN virtual exclusivo.Eles enviarão seus pagamentos para este IBAN
  2. Todos os pagamentos feitos para os IBANs virtuais são realmente recebidos na conta principal
  3. Quando os pagamentos chegam em sua conta principal
  • você pode ter 100\% de certeza de quem forneceu cada pagamento (o IBAN virtual é o identificador)
  • você pode identificar o motivo do pagamento, facilitando a reconciliação direta! 🙌
Os clientes fazem pagamentos a IBANs virtuais individuais, mas todo o dinheiro chega em uma conta principal. Os IBANs virtuais facilitam a identificação de quem fez cada pagamento quando ele aparece em sua contabilidade.

Você pode usar IBANs virtuais para receber pagamentos por cliente ( conforme descrito acima), por produto ou por serviço. Os trabalhos dos contadores se tornam muito mais fáceis!

Em vez de usar IBANs virtuais para automatizar a reconciliação de contas, você pode se perguntar “Não posso simplesmente abrir uma nova conta para cada cliente individual?” Certo. Você pode. Mas as taxas bancárias aumentam seriamente quando você tem toneladas de contas. É muito mais fácil abrir apenas uma conta e adicionar (ilimitado) IBANs virtuais a essa conta. E adivinha? Na Swan, adicionar IBANs virtuais a uma conta é grátis!

Assim que você souber disso, os IBANs virtuais para reconciliação parecem um hack óbvio. Ainda assim, naquela época, Swan COO Nicolas Saison teve dificuldade em encontrar um bom fornecedor virtual de IBAN para sua empresa. Quando ele se juntou ao CEO da Swan, Nicolas Benady, para construir o próximo grande BaaS em 2019, ficou claro que IBANs virtuais deveriam ser um recurso importante.

As empresas que recebem cargas de pagamentos rotineiramente podem aproveitar IBANs virtuais para liberar tempo, dinheiro e mão de obra.

Qualquer empresa pode trabalhar diretamente com a Swan para automatizar a reconciliação de suas próprias contas. Se uma empresa está recebendo um fluxo constante de pagamentos, ela já tem enormes necessidades de contabilidade. Automatizar a reconciliação com IBANs virtuais permitirá que eles coloquem seus recursos em outras áreas. E o pessoal da contabilidade será capaz de dedicar seu tempo e esforço para tarefas mais satisfatórias.

As empresas que ajudam outras empresas estão especialmente bem posicionadas para essa solução. Pense nas empresas SaaS que lidam com finanças ou contabilidade. A reconciliação de contas é uma grande parte do serviço, portanto, ser capaz de automatizar isso seria transformador.

Além dos IBANs, o Swan permite que as empresas forneçam cartões com etiqueta branca. Hoje em dia, somos todos dedicados a cartas; acabamos de fazer nossas primeiras transações !

Se você está se perguntando se sua empresa deve fornecer cartões de pagamento de marca, fique atento. Falaremos sobre as várias maneiras de usá-los e como começar! 👋

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