Elk bedrijf dat regelmatig veel betalingen ontvangt, kan de vervelende taak en de voortdurende middelen die nodig zijn voor het afstemmen van accounts elimineren. Hier is hoe.

Use case: afstemming met virtuele IBANS

(Sarah Wachter) (14 december 2020)

Introductie van onze Use case-serie, waarin we de vele verschillende manieren waarop BaaS functies kunnen worden gebruikt om uw bedrijf voorop te laten lopen. Als je je afvraagt ​​”wat is een BaaS?” bekijk ons ​​(eerste artikel). Lees anders verder!

Sommige problemen besef je niet eens dat je ze hebt totdat iemand aangeeft dat er een betere manier is om dingen te doen.

Laten we het over account hebben verzoening.

Weet u wanneer u gaat zitten om uw bankrekening te controleren om te zien of uw maandsalaris is binnengekomen? Of om te controleren of uw vriend die u geld schuldig was, u heeft terugbetaald? Ooit de facturen van uw klanten moeten vergelijken met inkomende betalingen om er zeker van te zijn dat ze overeenkomen? Dat proces is verzoening.

Iedereen met een bankrekening die betalingen ontvangt, heeft het gedaan. Voor individuen is het een incidentele verplichting. Voor bedrijven met enorme bedragen aan betalingen van meerdere klanten, is het een enorme taak die lange, moeizame processen en voortdurende middelen met zich meebrengt.

Hier is een kort verhaal voor illustreer het probleem:

Enkele jaren geleden had Swan COO Nicolas Saison de leiding over betalingen bij een groot Frans nutsbedrijf. Als het gaat om openbare nutsbedrijven, komen inkomende betalingen gestaag en zwaar binnen. Voor klanten die ervoor kiezen om via overschrijving te betalen, voeren ze meestal een korte referentie in om de afstemming te vergemakkelijken (zoals een klantcode). Maar natuurlijk verknoeien mensen vaak met dit soort gegevensinvoer. We weten allemaal hoe het is om naar nullen en os te turen, terwijl we ons afvragen wat … 🧐

Dit type fout kan grote technische problemen veroorzaken. Soms wordt een ontvangen betaling bijvoorbeeld helemaal niet weergegeven in de boekhouding. Stel je voor dat je tienduizenden betalingen per maand moet doorzoeken, zoals het bedrijf van Nicolas deed. Om dit op te lossen, hadden ze een klein leger accountants in dienst die fulltime werkten en nauwgezet bezig waren met verzoening. Ouf.

Dus Nicolas had het idee om de vervelende taak van afstemming te elimineren door dit proces te automatiseren met virtuele IBANs.

Bij Swan , we bieden onze eigen IBANs. We zijn er echt trots op.

Tal van prestigieuze betaalinstellingen – Fintech-vrienden en collegas over de hele wereld – geven hun eigen IBAN niet op.

Wat betreft virtuele IBANs, groot banken bieden deze service alleen aan hun grootste klanten aan. Swan biedt gratis virtuele IBANs aan elk bedrijf dat hiervan kan profiteren. Het is iets dat ons uniek maakt, en het is een echt trots punt voor ons.

Alles over IBANs (de reguliere soort).

Een internationaal bankrekeningnummer (IBAN) komt binnen hand met een Bank Identifier Code (BIC). Beschouw uw IBAN als uw rekeningnummer en uw BIC als uw postcode of sorteercode. Met de combinatie IBAN + BIC kunnen bankdiensten zoals Swan betalingen veilig op hun bestemming afleveren – in heel Europa.

Een IBAN bestaat uit maximaal 34 letters en cijfers, en elke set tekens vertegenwoordigt een ander detail voor uw account.

Hier is een uitsplitsing van de IBANs bij Swan:

FR76 1732 8YYY YYXX XXXX XXXX XYY

FR = Landcode van de zwaan

76 = IBAN controleer cijfers

17328 = Swans bankcode

YYYYY = Swans branch code

XXXXXXXXXXX = Rekeningnummer (11 cijfers)

YY = Controlecijfers

Wanneer een bedrijf een IBAN-provider mogen ze hun eigen BIC kiezen. Deze identificatie helpt banken met elkaar te communiceren. Swans is SWNBFR22:

Nu, wat zijn virtuele IBANs?

Wanneer u bij Swan een account opent voor uw bedrijf, krijgt deze automatisch een hoofd-IBAN toegewezen. U kunt dan onbeperkt meer IBANs toevoegen aan dezelfde rekening; dit zijn uw virtuele IBANs. In tegenstelling tot de hoofd-IBAN, dienen virtuele IBANs alleen om betalingen te ontvangen, niet om ze uit te voeren. Het zijn in wezen fantoom-IBANs en ze zijn een redder in nood voor accountants.

Virtuele IBANs gebruiken voor geautomatiseerde afstemming.

  1. Geef elke klant een unieke virtuele IBAN.Ze sturen hun betalingen naar deze IBAN
  2. Alle betalingen die naar de virtuele IBANs worden gedaan, worden daadwerkelijk op de hoofdrekening ontvangen.
  3. Wanneer betalingen op uw hoofdrekening binnenkomen
  • u kunt er 100\% zeker van zijn wie elke betaling heeft verricht (de virtuele IBAN is de identificator)
  • u kunt de reden identificeren waarom een ​​betaling is gedaan, wat een directe afstemming mogelijk maakt! 🙌
Klanten betalen naar individuele virtuele IBANs, maar al het geld komt binnen op een hoofdaccount. De virtuele IBANs maken het gemakkelijk om te identificeren wie elke betaling heeft gedaan wanneer deze in uw boekhouding wordt weergegeven.

U kunt virtuele IBANs gebruiken om betalingen per klant te ontvangen ( zoals hierboven beschreven), per product of per dienst. Het werk van accountants wordt zoveel gemakkelijker!

In plaats van virtuele IBANs te gebruiken om de afstemming van rekeningen te automatiseren, vraagt ​​u zich misschien af: “Kan ik niet gewoon een nieuwe rekening openen voor elke individuele klant?” Zeker. Jij kan. Maar de bankkosten lopen serieus op als u tonnen rekeningen heeft. Het is zoveel gemakkelijker om slechts één account te openen en (onbeperkte) virtuele IBANs aan dat account toe te voegen. En raad eens? Bij Swan is het gratis om virtuele IBANs aan een account toe te voegen!

Als je je er eenmaal van bewust bent, lijken virtuele IBANs voor afstemming een voor de hand liggende hack. Toch had Swan COO Nicolas Saison vroeger moeite om een ​​goede virtuele IBAN-leverancier voor zijn bedrijf te vinden. Toen hij samen met Swan-CEO Nicolas Benady samenwerkte om de volgende grote BaaS in 2019 te bouwen, was het duidelijk dat virtuele IBANs een belangrijk kenmerk zouden moeten zijn.

Bedrijven die routinematig veel betalingen aannemen, kunnen virtuele IBANs gebruiken om gratis tijd, geld en mankracht.

Elk bedrijf kan rechtstreeks met Swan samenwerken om de afstemming van hun eigen rekeningen te automatiseren. Als een bedrijf een constante stroom aan betalingen ontvangt, hebben ze al enorme boekhoudkundige behoeften. Door de afstemming met virtuele IBANs te automatiseren, kunnen ze hun middelen op andere gebieden inzetten. En boekhoudkundig personeel zal hun tijd en moeite kunnen besteden aan meer vervullende taken.

Bedrijven die andere bedrijven helpen zijn bijzonder goed geplaatst voor deze oplossing. Denk aan SaaS-bedrijven die zich bezighouden met financiën of boekhouding. Accountafstemming is een groot deel van hun service, dus automatisering zou transformatief zijn.

Naast IBANs laat Swan bedrijven whitelabel-kaarten leveren. We hebben tegenwoordig allemaal te maken met kaarten; we hebben zojuist onze zeer eerste transacties uitgevoerd!

Als u zich afvraagt ​​of uw bedrijf merkbetaalkaarten moet leveren, houd dit dan in de gaten. We zullen het hebben over de vele manieren waarop u ze kunt gebruiken en hoe u aan de slag kunt gaan! 👋

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *