Bring Back the Coffee Break!

(Chris Poirier) (26 sep 2019)

Het leiden van een datawetenschappelijk team dat nauw samenwerkt met product- en engineeringteams is ongelooflijk spannend! Er zijn veel touchpoints voor impact en mogelijkheden om datacentrisch denken toe te voegen aan de producten die onze klanten dagelijks gebruiken. Maar het is soms ook een uitdaging om de status van uw team te begrijpen, waar ze aan werken, wat hun blokkers zijn en hoe u ervoor kunt zorgen dat het bedrijf op topsnelheid presteert.

Bij Upside Business Travel , heb ik het voorrecht met twee fantastische, hyperproductieve teams te werken: Data Science en ons Labs-team . Momenteel is het Labs-team gefocust op het bouwen van nieuwe mogelijkheden met onze partner , Flight Center . Het Data Science-team is momenteel verdeeld over andere teams – sommige werken aan nieuwe meettechnieken, sommige aan productkenmerken en andere overschrijden de Labs / Data Science-kloof. Vanwege de aard van het werk heeft het Labs-team met succes de stand-up in de ochtend tot grote doeltreffendheid gebruikt. Data Science daarentegen leent zich niet altijd voor het traditionele stand-upformaat.

Het grootste deel van mijn tijd bij Upside gebruikt Data Science stand-up als het begin van de dag – een tijd waarin we gezamenlijk onze focus kunnen bepalen. Een tijdje hielden we het elke ochtend om 9.30 uur in een aparte vergaderruimte. Na verloop van tijd ontdekten we dat dit storend was, omdat het een contextwisseling dwong, net op het moment dat mensen aan de slag gingen. Dus aan het begin van de zomer migreerden we onze stand-ups naar onze bureaus en merkten we dat de verstoring afnam.

Zelfs met deze verbetering had ik nog steeds het gevoel dat we erg reactionair waren en niet het voordeel kregen van de tijdsinvestering – 8 mensen met elk maximaal 10 minuten is veel focustijd opgeteld over een week. Eind juli vroeg ik het team of we misschien een nieuw format nodig hadden en gingen we op pad.

Ik liet het team weten welke waarde ik haal uit stand-up als manager: het is een tijd voor mij om hebzuchtig te zijn. Het is misschien de enige keer per dag dat ik de kans krijg om met mijn team te praten terwijl ze aan een project werken, of ik zit in een dag met teamoverschrijdende planningsbijeenkomsten. Verder is het voor mij een kans om de polsslag van het team te meten, eventuele blokkers te begrijpen en de machine in beweging te houden. Normaal gesproken is mijn eerste actie na stand-up blokkades op te lossen en met andere teams te werken om ze op te lossen.

Bij nader inzien realiseerde ik me dat we van ons team veel moesten verzinnen context op hun voeten. We hebben het grootste deel van onze tijd besteed aan het ontwikkelen van signalen tijdens de bijeenkomst en er niet echt over na te denken. Deze zomer zijn we op vrijdag overgestapt op asynchrone statusupdates in Slack . Deze bleken inhoudrijker te zijn en ze hebben ook het probleem van het bijhouden van gegevens opgelost. Eerder maakte ik aantekeningen tijdens stand-up en publiceerde ze op het slack-kanaal van ons team (en besteedde ik waarschijnlijk meer tijd aan het opschrijven dan actief luisteren). Het team vond het record leuk voor degenen die afwezig waren, en wat nog belangrijker is, het is goed om terug te kijken over de maanden hoe ver je bent gekomen.

Ik dacht dat hier een geautomatiseerde oplossing voor moest zijn en ging googlen. Blijkt dat zakken van ons bedrijf al Status Hero gebruikten. We hebben het uitgeprobeerd en hebben niet alleen genoten van de asynchrone aard van het verzamelen van status, maar ook van de manier waarop de inhoud wordt geleverd en vastgelegd voor geschiedenis. Het plaatsen van updates in ons teamkanaal was een beetje luidruchtig, dus hebben we een speciaal kanaal gemaakt. Nu de status geregeld was, wilde ik de extra 10 minuten die we elke dag hadden op een betere manier gebruiken.

Ik dacht terug aan alle momenten in mijn carrière waarin ik mijn grootste intellectuele blokkers. Het was meestal tijdens het chatten met collegas bij het drinken van koffie. Werknemers zijn al jaren bezig met de ochtendpauze, waarom probeer je het niet nog eens en haal je de koffiepauze terug?

Elke ochtend om 10:15 staat het team nu op van hun bureau en gaat naar een van onze open zithoeken met een drankje. Aangezien we de status van iedereen al hebben gelezen van Status Hero (verwacht om 9.30 uur), is het niet nodig om deze problemen opnieuw te bespreken. In plaats daarvan concentreren we de discussie op een of meer grote onderwerpen van de dag.Het kan OKR zijn, een discussie over prioriteiten, een probleem dat we hebben met een van onze algoritmen , een gegevensuitdaging of zelfs hoe je Polaris kunt haken op je volgende transoceanische vlucht . of meer grote onderwerpen van de dag.

Deze koffiepauzes hebben niet alleen onze productiviteit verhoogd; ze zijn een geweldig forum geweest voor communicatie over zowel context als prioriteit op team- en bedrijfsniveau. Nu kan ik blokkers vóór die vergadering aanpakken en kan ik status en updates doorgeven zodat mensen het meest efficiënt zijn en verwachtingen worden gewekt. We gaan door en houden u op de hoogte van hoe het gaat.

Waarom zou u in de tussentijd de koffiepauze niet terugnemen? Het is misschien precies wat je nodig hebt om uit de stand-up sleur te breken en meer nuttige en impactvolle vergaderingen te houden.

Wil je met ons meedoen tijdens onze volgende koffiepauze? Upside is aanwerven! Kijk op onze carrièrepagina voor openstaande vacatures.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *