Qualsiasi azienda che riceve regolarmente carichi di pagamenti può eliminare il compito noioso e le risorse continue necessarie per la riconciliazione dei conti. Ecco come.

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Caso duso: riconciliazione con IBANS virtuali

(Sarah Wachter) (14 dicembre 2020)

Presentazione della nostra serie “Casi duso”, in cui vengono descritti in dettaglio i molti modi diversi in cui BaaS le funzionalità possono essere sfruttate per mantenere la tua azienda un passo avanti nel gioco. Se ti stai chiedendo “cosè un BaaS?” controlla il nostro (primo articolo). Altrimenti, continua a leggere!

Alcuni problemi che non ti rendi nemmeno conto di avere finché qualcuno non ti fa notare che cè un modo migliore per fare le cose.

Parliamo di account riconciliazione.

Hai presente quando ti siedi per controllare il tuo conto bancario per vedere se è arrivato il tuo stipendio mensile? O per controllare che il tuo amico che ti doveva dei soldi ti abbia rimborsato? Hai mai dovuto confrontare le fatture dei tuoi clienti con i pagamenti in entrata per assicurarti che corrispondessero? Questo processo è la riconciliazione.

Chiunque abbia un conto bancario che riceve i pagamenti lo ha fatto. Per gli individui, è un obbligo occasionale. Per le aziende con enormi quantità di pagamenti provenienti da più clienti, è un compito enorme che richiede processi lunghi e laboriosi e risorse continue.

Ecco una piccola storia per illustrate il problema:

Alcuni anni fa, il COO di Swan Nicolas Saison era responsabile dei pagamenti presso unimportante società di servizi pubblici francese. Quando si tratta di servizi di pubblica utilità, i pagamenti in entrata arrivano costantemente e in modo consistente. Per i clienti che hanno scelto di pagare tramite bonifico, di solito inseriscono un breve riferimento per facilitare la riconciliazione (come un codice cliente). Ma ovviamente, le persone spesso sbagliano con questo tipo di immissione di dati. Sappiamo tutti cosa vuol dire strizzare gli occhi a 0 e O, chiedendoci quale sia … 🧐

Questo tipo di errore può causare grossi problemi tecnici. Ad esempio, a volte un pagamento ricevuto non compare affatto nei registri contabili. Quindi immagina di avere decine di migliaia di pagamenti al mese da controllare come ha fatto lazienda di Nicolas. Per far fronte a questo, impiegarono un piccolo esercito di contabili che lavoravano a tempo pieno, occupandosi scrupolosamente di riconciliazione. Ouf.

Quindi, Nicolas ha avuto lidea di eliminare il noioso compito di riconciliazione automatizzando questo processo con IBAN virtuali.

A Swan , forniamo i nostri IBAN. Ne siamo davvero orgogliosi.

Tonnellate di prestigiosi istituti di pagamento – amici e colleghi Fintech in tutto il mondo – non forniscono i propri IBAN.

Per quanto riguarda gli IBAN virtuali, grandi le banche offrono questo servizio solo ai loro maggiori clienti. Swan fornisce IBAN virtuali gratuitamente a qualsiasi azienda che possa trarne vantaggio. È qualcosa che ci rende unici ed è un vero punto di orgoglio per noi.

Tutto sugli IBAN (il tipo normale).

Un numero di conto bancario internazionale (IBAN) viene fornito mano con un codice BIC (Bank Identifier Code). Pensa al tuo IBAN come numero di conto e al tuo BIC come codice postale o codice di avviamento postale. La combinazione IBAN + BIC consente ai servizi bancari come Swan di consegnare i pagamenti a destinazione in sicurezza, in tutta Europa.

Un IBAN è composto da un massimo di 34 lettere e numeri e ogni set di caratteri rappresenta un dettaglio diverso per il tuo account.

Ecco una ripartizione degli IBAN su Swan:

FR76 1732 8YYY YYXX XXXX XXXX XYY

FR = Swans country code

76 = IBAN cifre di controllo

17328 = codice banca di Swan

YYYYY = codice filiale di Swan

XXXXXXXXXXX = Numero di conto (11 cifre)

YY = Controlla cifre

Quando unazienda diventa un Il fornitore di IBAN può scegliere il proprio BIC. Questo identificatore aiuta le banche a comunicare tra loro. Quello di Swan è SWNBFR22:

Ora, cosa sono virtuali IBAN?

In Swan, quando apri un conto per la tua azienda, viene automaticamente assegnato un IBAN principale. È quindi possibile aggiungere più IBAN illimitati sullo stesso account; questi sono i tuoi IBAN virtuali. A differenza dellIBAN principale, gli IBAN virtuali servono solo a ricevere pagamenti, non a farli. Sono essenzialmente IBAN fantasma e sono un salvavita per i contabili.

Utilizzo di IBAN virtuali per la riconciliazione automatica.

  1. Assegna a ogni cliente un IBAN virtuale univoco.Invieranno i pagamenti a questo IBAN
  2. Tutti i pagamenti effettuati sullIBAN virtuale vengono effettivamente ricevuti sul conto principale
  3. Quando i pagamenti arrivano sul tuo conto principale
  • puoi essere certo al 100\% di chi ha fornito ogni pagamento (lIBAN virtuale è lidentificatore)
  • puoi identificare il motivo per cui è stato effettuato un pagamento, facilitando la riconciliazione diretta! 🙌
I clienti effettuano pagamenti a singoli IBAN virtuali, ma tutto il denaro arriva su un conto principale. Gli IBAN virtuali consentono di identificare facilmente chi ha effettuato ogni pagamento quando viene visualizzato nella tua contabilità.

Puoi utilizzare IBAN virtuali per ricevere pagamenti per cliente ( come descritto sopra), per prodotto o per servizio. Il lavoro dei contabili diventa molto più semplice!

Invece di utilizzare IBAN virtuali per automatizzare la riconciliazione dei conti, potresti chiederti “Non posso semplicemente aprire un nuovo account per ogni singolo cliente?” Sicuro. Puoi. Ma le commissioni bancarie si sommano seriamente quando si hanno tonnellate di conti. È molto più facile aprire un solo account e aggiungere IBAN virtuali (illimitati) a quellaccount. E indovina cosa? In Swan, laggiunta di IBAN virtuali a un account è gratuita!

Una volta che ne sei a conoscenza, lIBAN virtuale per la riconciliazione sembra un evidente hack. Tuttavia, nel corso della giornata, il COO di Swan Nicolas Saison ha avuto difficoltà a trovare un buon fornitore di IBAN virtuale per la sua azienda. Quando ha collaborato con il CEO di Swan Nicolas Benady per costruire il prossimo grande BaaS nel 2019, era chiaro che gli IBAN virtuali dovrebbero essere una caratteristica importante.

Le aziende che accettano regolarmente un sacco di pagamenti possono sfruttare lIBAN virtuale gratuitamente risparmiare tempo, denaro e manodopera.

Qualsiasi azienda può collaborare direttamente con Swan per automatizzare la riconciliazione dei propri conti. Se unazienda riceve un flusso costante di pagamenti, ha già enormi esigenze contabili. Lautomazione della riconciliazione con gli IBAN virtuali consentirà loro di investire le proprie risorse in altre aree. E il personale addetto alla contabilità potrà dedicare il proprio tempo e i propri sforzi a compiti più soddisfacenti.

Le aziende che aiutano altre società sono particolarmente ben posizionate per questa soluzione. Pensa alle aziende SaaS che si occupano di finanza o contabilità. La riconciliazione dei conti è una parte importante del loro servizio, quindi essere in grado di automatizzarla sarebbe trasformativo.

Oltre agli IBAN, Swan consente alle aziende di fornire carte con etichetta bianca. Oggigiorno ci occupiamo di carte; abbiamo appena effettuato le nostre prime prime transazioni !

Se ti stai chiedendo se la tua azienda debba fornire carte di pagamento di marca, resta sintonizzato. Parleremo dei molti modi in cui puoi usarli e di come iniziare! 👋

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