Toute entreprise qui effectue régulièrement de nombreux paiements peut éliminer la tâche fastidieuse et les ressources permanentes requises pour le rapprochement des comptes. Voici comment procéder.

Cas d’utilisation: réconciliation avec les IBANS virtuels

(Sarah Wachter) (14 décembre 2020)

Présentation de notre série «Cas d’utilisation», où nous détaillons les nombreuses façons dont BaaS Les fonctionnalités peuvent être exploitées pour garder votre entreprise en tête du jeu. Si vous vous demandez « quest-ce quun BaaS? » consultez notre (premier article). Sinon, lisez la suite!

Certains problèmes que vous ne réalisez même pas que vous avez jusquà ce que quelquun vous indique quil existe une meilleure façon de faire les choses.

Parlons de compte réconciliation.

Vous savez quand vous vous asseyez pour vérifier votre compte bancaire pour voir si votre salaire mensuel est arrivé? Ou pour vérifier que votre ami qui vous devait de largent vous a remboursé? Avez-vous déjà eu à comparer les factures de vos clients avec les paiements entrants pour vous assurer quils correspondent? Ce processus est le rapprochement.

Toute personne disposant dun compte bancaire qui reçoit des paiements la fait. Pour les particuliers, c’est une obligation occasionnelle. Pour les entreprises qui effectuent des paiements massifs provenant de plusieurs clients, il sagit dune tâche énorme qui implique de longs processus laborieux et des ressources permanentes.

illustrer le problème:

Il y a quelques années, Swan COO Nicolas Saison était en charge des paiements dans une grande entreprise de services publics française. En ce qui concerne les services publics, les paiements entrants arrivent régulièrement et massivement. Pour les clients qui ont choisi de payer par virement, ils saisissent généralement une référence courte pour faciliter le rapprochement (comme un code client). Mais bien sûr, les gens se trompent souvent avec ce type de saisie de données. Nous savons tous ce que c’est de plisser les yeux sur les 0 et les Os, en se demandant lequel est lequel… 🧐

Ce type d’erreur peut causer de gros problèmes techniques. Par exemple, il arrive quun paiement reçu napparaisse pas du tout dans les registres comptables. Alors imaginez que vous avez des dizaines de milliers de paiements par mois à parcourir comme l’a fait l’entreprise de Nicolas. Pour faire face à cela, ils ont employé une petite armée de comptables qui travaillaient à plein temps, soccupant minutieusement de la réconciliation. Ouf.

Nicolas a donc eu lidée déliminer la tâche fastidieuse de réconciliation en automatisant ce processus avec des IBAN virtuels.

Chez Swan , nous fournissons nos propres IBAN. Nous en sommes très fiers.

Des tonnes détablissements de paiement prestigieux – amis et collègues Fintech du monde entier – ne fournissent pas leurs propres IBAN.

En ce qui concerne les IBAN virtuels, gros les banques noffrent ce service quà leurs plus gros clients. Swan fournit des IBAN virtuels gratuitement à toute entreprise qui peut en bénéficier. Cest quelque chose qui nous rend uniques, et cest un véritable point de fierté pour nous.

Tout sur les IBAN (le type régulier).

Un numéro de compte bancaire international (IBAN) entre en jeu main avec un code didentification bancaire (BIC). Considérez votre IBAN comme votre numéro de compte et votre BIC comme votre code postal ou code de tri. Le combo IBAN + BIC permet à des services bancaires comme Swan de livrer des paiements à leur destination en toute sécurité – dans toute lEurope.

Un IBAN est composé de 34 lettres et chiffres maximum, et chaque jeu de caractères représente un détail différent pour votre compte.

Voici une ventilation des IBAN chez Swan:

FR76 1732 8YYY YYXX XXXX XXXX XYY

FR = code de pays de Swan

76 = IBAN chiffres de contrôle

17328 = Code de la banque de Swan

YYYYY = Code de lagence de Swan

XXXXXXXXXXX = Numéro de compte (11 chiffres)

YY = Chiffres de contrôle

Lorsquune entreprise devient une Fournisseur IBAN, ils peuvent choisir leur propre BIC. Cet identifiant aide les banques à communiquer entre elles. Swan est SWNBFR22:

Maintenant, quoi sont des IBAN virtuels ?

Chez Swan, lorsque vous ouvrez un compte pour votre entreprise, un IBAN principal lui est automatiquement attribué. Vous pouvez ensuite ajouter un nombre illimité dIBAN supplémentaires sur ce même compte; ce sont vos IBAN virtuels. Contrairement aux IBAN principaux, les IBAN virtuels servent uniquement à recevoir des paiements, pas à les effectuer. Ce sont essentiellement des IBAN fantômes et une bouée de sauvetage pour les comptables.

Utilisation dIBAN virtuels pour un rapprochement automatique.

  1. Donnez à chaque client un IBAN virtuel unique.Ils enverront leurs paiements à cet IBAN
  2. Tous les paiements effectués sur les IBAN virtuels sont effectivement reçus sur le compte principal
  3. Lorsque les paiements arrivent sur votre compte principal
  • vous pouvez être sûr à 100\% qui a effectué chaque paiement (lIBAN virtuel est lidentifiant)
  • vous pouvez identifier la raison pour laquelle un paiement a été effectué, facilitant ainsi un rapprochement direct! 🙌
Les clients effectuent des paiements à des IBAN virtuels individuels, mais tout largent arrive le un compte principal. Les IBAN virtuels permettent didentifier facilement qui a effectué chaque paiement lorsquil apparaît dans votre comptabilité.

Vous pouvez utiliser des IBAN virtuels pour recevoir des paiements par client ( comme décrit ci-dessus), par produit ou par service. Les tâches des comptables deviennent tellement plus faciles!

Au lieu dutiliser des IBAN virtuels pour automatiser le rapprochement des comptes, vous pourriez vous demander « Ne puis-je pas simplement ouvrir un nouveau compte pour chaque client individuel? » Sûr. Vous pouvez. Mais les frais bancaires sadditionnent sérieusement lorsque vous avez des tonnes de comptes. Il est tellement plus facile douvrir un seul compte et dajouter des IBAN virtuels (illimités) à ce compte. Et devine quoi? Chez Swan, lajout dIBAN virtuels à un compte est gratuit!

Une fois que vous en êtes conscient, les IBAN virtuels pour la réconciliation semblent être un piratage évident. Pourtant, à lépoque, le COO de Swan, Nicolas Saison, a eu du mal à trouver un bon fournisseur IBAN virtuel pour son entreprise. Lorsquil sest associé au PDG de Swan, Nicolas Benady, pour créer le prochain grand BaaS en 2019, il était clair que les IBAN virtuels devraient être une fonctionnalité majeure.

Les entreprises qui acceptent régulièrement de nombreux paiements peuvent tirer parti des IBAN virtuels gratuitement du temps, de largent et de la main-dœuvre.

Toute entreprise peut travailler directement avec Swan pour automatiser le rapprochement de ses propres comptes. Si une entreprise reçoit un flux constant de paiements, elle a déjà des besoins comptables massifs. Lautomatisation de la réconciliation avec les IBAN virtuels leur permettra de mettre leurs ressources dans dautres domaines. Et le personnel comptable pourra consacrer son temps et ses efforts à des tâches plus satisfaisantes.

Les entreprises qui aident dautres entreprises sont particulièrement bien placées pour cette solution. Pensez aux entreprises SaaS qui traitent de la finance ou de la comptabilité. Le rapprochement des comptes est une grande partie de leur service, donc être capable dautomatiser cela serait transformateur.

En plus des IBAN, Swan permet aux entreprises de fournir des cartes en marque blanche. Nous sommes tous au sujet des cartes ces jours-ci; nous venons deffectuer nos très premières transactions !

Si vous vous demandez si votre entreprise devrait fournir des cartes de paiement de marque, restez à lécoute. Nous parlerons des nombreuses façons dont vous pouvez les utiliser et comment commencer! 👋

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