Cualquier empresa que reciba muchos pagos de forma regular puede eliminar la tediosa tarea y los recursos continuos necesarios para la conciliación de cuentas. He aquí cómo.

Publicado el

Caso de uso: Conciliación con IBANS virtuales

(Sarah Wachter) (14 de diciembre de 2020)

Presentamos nuestra serie «Caso de uso», donde detallamos las diferentes formas en que BaaS Las funciones se pueden aprovechar para mantener a su empresa a la vanguardia. Si se pregunta «¿qué es un BaaS?» echa un vistazo a nuestro (primer artículo). De lo contrario, sigue leyendo.

Algunos problemas que ni siquiera se dan cuenta de que tienen hasta que alguien le indica que hay una mejor manera de hacer las cosas.

Hablemos de la cuenta reconciliación.

¿Sabes cuándo te sientas a revisar tu cuenta bancaria para ver si ha llegado tu salario mensual? ¿O comprobar que su amigo que le debía dinero le ha devuelto el dinero? ¿Alguna vez ha tenido que comparar las facturas de sus clientes con los pagos entrantes para asegurarse de que coincidan? Ese proceso es la reconciliación.

Cualquiera que tenga una cuenta bancaria que reciba pagos lo ha hecho. Para las personas, es una obligación ocasional. Para las empresas con cantidades masivas de pagos provenientes de varios clientes, es una tarea enorme que implica largos y laboriosos procesos y recursos continuos.

Aquí hay una pequeña historia para ilustre el problema:

Hace algunos años, el director de operaciones de Swan, Nicolas Saison, estaba a cargo de los pagos en una importante empresa de servicios públicos francesa. Cuando se trata de servicios públicos, los pagos entrantes se reciben de manera constante y pesada. Para los clientes que optaron por pagar por transferencia, generalmente ingresan una referencia corta para facilitar la conciliación (como un código de cliente). Pero, por supuesto, la gente a menudo se equivoca con este tipo de entrada de datos. Todos sabemos lo que es entrecerrar los ojos ante ceros y ceros, preguntándonos cuál es cuál … 🧐

Este tipo de error puede causar grandes problemas técnicos. Por ejemplo, a veces un pago recibido no aparece en absoluto en los registros contables. Así que imagina que tienes decenas de miles de pagos al mes para revisar como lo hizo la empresa de Nicolas. Para hacer frente a esto, emplearon a un pequeño ejército de contables que trabajaban a tiempo completo, ocupándose minuciosamente de la reconciliación. Ouf.

Entonces, Nicolas tuvo la idea de eliminar la tediosa tarea de la reconciliación automatizando este proceso con IBAN virtuales.

En Swan , proporcionamos nuestros propios IBAN. Estamos muy orgullosos de ello.

Toneladas de prestigiosos establecimientos de pago (amigos y colegas de Fintech de todo el mundo) no proporcionan sus propios IBAN.

En cuanto a los IBAN virtuales, grandes los bancos solo ofrecen este servicio a sus mayores clientes. Swan proporciona IBAN virtuales gratis a cualquier empresa que pueda beneficiarse de ellos. Es algo que nos hace únicos y es un verdadero motivo de orgullo para nosotros.

Todo sobre los IBAN (el tipo normal).

Un número de cuenta bancaria internacional (IBAN) viene de la mano mano con un código de identificación bancaria (BIC). Piense en su IBAN como su número de cuenta y su BIC como su código postal o código de clasificación. El combo IBAN + BIC permite que los servicios bancarios como Swan entreguen pagos a su destino de forma segura, en toda Europa.

Un IBAN se compone de hasta 34 letras y números, y cada conjunto de caracteres representa un detalle diferente para tu cuenta.

Aquí hay un desglose de los IBAN en Swan:

FR76 1732 8YYY YYXX XXXX XXXX XYY

FR = código de país de Swan

76 = IBAN dígitos de verificación

17328 = Código bancario de Swan

YYYYY = Código de sucursal de Swan

XXXXXXXXXXX = Número de cuenta (11 dígitos)

YY = Dígitos de verificación

Cuando una empresa se convierte en Proveedor de IBAN que pueden elegir su propio BIC. Este identificador ayuda a los bancos a comunicarse entre sí. Swans es SWNBFR22:

Ahora, ¿qué ¿Son IBAN virtuales ?

En Swan, cuando abre una cuenta para su empresa, se le asigna automáticamente un IBAN principal. Luego, puede agregar más IBAN ilimitados a esa misma cuenta; estos son tus IBAN virtuales. A diferencia del IBAN principal, los IBAN virtuales solo sirven para recibir pagos, no para realizarlos. Básicamente son IBAN fantasmas y son un salvavidas para los contadores.

Uso de IBAN virtuales para la conciliación automatizada.

  1. Proporcione a cada cliente un IBAN virtual único.Enviarán sus pagos a este IBAN
  2. Todos los pagos realizados a los IBAN virtuales se reciben realmente en la cuenta principal
  3. Cuando los pagos llegan a su cuenta principal
  • puede estar 100\% seguro de quién proporcionó cada pago (el IBAN virtual es el identificador)
  • puede identificar la razón por la que se realizó un pago, ¡facilitando la reconciliación directa! 🙌
Los clientes realizan pagos a IBAN virtuales individuales, pero todo el dinero llega en una cuenta principal. Los IBAN virtuales facilitan la identificación de quién realizó cada pago cuando aparece en su contabilidad.

Puede utilizar IBAN virtuales para recibir pagos por cliente ( como se describe arriba), por producto o por servicio. ¡El trabajo de los contables se vuelve mucho más fácil!

En lugar de usar IBAN virtuales para automatizar la conciliación de cuentas, podría preguntarse «¿No puedo abrir una nueva cuenta para cada cliente individual?» Por supuesto. Usted puede. Pero las tarifas bancarias se acumulan seriamente cuando tienes toneladas de cuentas. Es mucho más fácil abrir una sola cuenta y agregar IBAN virtuales (ilimitados) a esa cuenta. ¿Y adivina qué? ¡En Swan, agregar IBAN virtuales a una cuenta es gratis!

Una vez que se da cuenta, los IBAN virtuales para la reconciliación parecen un truco obvio. Aún así, en el pasado, el director de operaciones de Swan, Nicolas Saison, tuvo dificultades para encontrar un buen proveedor de IBAN virtual para su empresa. Cuando se asoció con el CEO de Swan, Nicolas Benady, para construir el próximo gran BaaS en 2019, estaba claro que los IBAN virtuales deberían ser una característica importante.

Las empresas que reciben montones de pagos de forma rutinaria pueden aprovechar los IBAN virtuales para obtener tiempo, dinero y mano de obra.

Cualquier empresa puede trabajar directamente con Swan para automatizar la conciliación de sus propias cuentas. Si una empresa está recibiendo un flujo constante de pagos, ya tiene necesidades contables masivas. Automatizar la reconciliación con IBAN virtuales les permitirá destinar sus recursos a otras áreas. Y el personal de contabilidad podrá dedicar su tiempo y esfuerzo a tareas más satisfactorias.

Las empresas que ayudan a otras empresas están especialmente bien situadas para esta solución. Piense en las empresas de SaaS que se ocupan de las finanzas o la contabilidad. La conciliación de cuentas es una gran parte de su servicio, por lo que poder automatizar eso sería transformador.

Además de los IBAN, Swan permite que las empresas proporcionen tarjetas con etiqueta blanca. En estos días, todo se trata de tarjetas; ¡Acabamos de realizar nuestras primeras transacciones !

Si se pregunta si su empresa debería proporcionar tarjetas de pago de marca, permanezca atento. ¡Hablaremos sobre las muchas formas en que puede usarlos y cómo comenzar! 👋

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *