Enhver virksomhed, der regelmæssigt modtager mange betalinger, kan fjerne den kedelige opgave og de løbende ressourcer, der kræves til afstemning af konti. Sådan gør du.

Use case: Afstemning med virtuelle IBANS

(Sarah Wachter) (14. december 2020)

Introduktion til vores “Use case” -serie, hvor vi beskriver de mange forskellige måder BaaS funktioner kan udnyttes for at holde din virksomhed foran spillet. Hvis du undrer dig over “hvad er en BaaS?” tjek vores (første artikel). Ellers skal du læse videre!

Nogle problemer, du ikke engang er klar over, før nogen påpeger, at der er en bedre måde at gøre ting på.

Lad os tale om konto afstemning.

Ved du, hvornår du sætter dig ned for at kontrollere din bankkonto for at se, om din månedsløn er ankommet? Eller for at kontrollere, at din ven, der skyldte dig penge, har betalt dig tilbage? Har du nogensinde været nødt til at sammenligne dine kundefakturaer med indgående betalinger for at sikre, at de matcher hinanden? Denne proces er afstemning.

Enhver med en bankkonto, der modtager betalinger, har gjort det. For enkeltpersoner er det lejlighedsvis forpligtelse. For virksomheder med enorme betalinger, der kommer ind fra flere kunder, er det en enorm opgave, der involverer lange besværlige processer og løbende ressourcer.

Her er en lille historie at illustrerer problemet:

For nogle år tilbage var svanekoordinator Nicolas Saison ansvarlig for betalingerne hos et stort fransk forsyningsselskab. Når det kommer til offentlige forsyningsvirksomheder, kommer indgående betalinger støt og tungt ind. For klienter, der valgte at betale ved overførsel, indtaster de normalt en kort reference for at lette afstemning (som en klientkode). Men selvfølgelig ødelægger folk ofte denne type dataindtastning. Vi ved alle, hvordan det er at skæve til 0 og Os, og spekulerer på, hvilken … 🧐

Denne type fejl kan forårsage store tekniske problemer. For eksempel vises en modtaget betaling undertiden slet ikke i regnskabet. Så forestil dig, at du har titusinder af betalinger om måneden til at kæmpe igennem, som Nicolas virksomhed gjorde. For at håndtere dette beskæftigede de en lille hær af revisorer, der arbejdede på fuld tid og omhyggeligt beskæftigede sig med forsoning. Ouf.

Så Nicolas havde ideen om at fjerne den kedelige opgave med forsoning ved at automatisere denne proces med virtuelle IBANer.

At Swan , vi leverer vores egne IBANer. Vi er virkelig stolte af det.

Masser af prestigefyldte betalingsvirksomheder – Fintech-venner og kolleger over hele kloden – leverer ikke deres egne IBANer.

Hvad angår virtuelle IBANer, store banker tilbyder kun denne service til deres største kunder. Swan leverer virtuelle IBANer gratis til enhver virksomhed, der kan drage fordel af dem. Det er noget, der gør os unikke, og det er et ægte stolthedspunkt for os.

Alt om IBANer (den almindelige slags).

Et internationalt bankkontonummer (IBAN) kommer ind i hånd med en Bank Identifier Code (BIC). Tænk på dit IBAN som dit kontonummer og din BIC som dit postnummer eller sorteringskode. IBAN + BIC-kombinationen lader banktjenester som Swan levere betalinger til deres destination sikkert – overalt i Europa.

Et IBAN består af op til 34 bogstaver og tal, og hvert sæt tegn repræsenterer en anden detalje til din konto.

Her er en oversigt over IBANer ved Svanen:

FR76 1732 8YYY YYXX XXXX XXXX XYY

FR = Svanens landekode

76 = IBAN kontrolcifre

17328 = Svanens bankkode

YYYYY = Svanens filialkode

XXXXXXXXXXX = Kontonummer (11 cifre)

YY = Kontroller cifre

Når en virksomhed bliver en IBAN-udbyder, de får vælge deres egen BIC. Denne identifikator hjælper banker med at kommunikere med hinanden. Svanens er SWNBFR22:

Hvad nu er virtuelle IBANer?

Hos Swan, når du åbner en konto for din virksomhed, tildeles den automatisk et hoved-IBAN. Du kan derefter tilføje ubegrænset flere IBANer på den samme konto; disse er dine virtuelle IBANer. I modsætning til det vigtigste IBAN tjener virtuelle IBANer kun til at modtage betalinger og ikke foretage dem. De er i det væsentlige fantom-IBANer, og de er en livredder for revisorer.

Brug af virtuelle IBANer til automatisk afstemning.

  1. Giv hver klient et unikt virtuelt IBAN.De sender deres betalinger til dette IBAN
  2. Alle betalinger til de virtuelle IBANer modtages faktisk på hovedkontoen
  3. Når betalinger ankommer til din hovedkonto
  • du kan være 100\% sikker på, hvem der leverede hver betaling (det virtuelle IBAN er identifikatoren)
  • du kan identificere årsagen til, at en betaling blev foretaget, hvilket letter direkte afstemning! 🙌
Klienter betaler til individuelle virtuelle IBANer, men alle pengene ankommer en hovedkonto. De virtuelle IBANer gør det let at identificere, hvem der har foretaget hver betaling, når de vises i din regnskab.

Du kan bruge virtuelle IBANer til at modtage betalinger pr. Klient ( som beskrevet ovenfor) pr. produkt eller pr. service. Revisorernes job bliver så meget lettere!

I stedet for at bruge virtuelle IBANer til at automatisere afstemning af konti kan du undre dig over “Kan jeg ikke bare åbne en ny konto til hver enkelt klient?” Jo da. Du kan. Men bankgebyrer tilføjes alvorligt, når du har masser af konti. Det er så meget lettere at åbne kun en konto og føje (ubegrænsede) virtuelle IBANer til den konto. Og gæt hvad? Hos Swan er det gratis at tilføje virtuelle IBANer til en konto!

Når du er opmærksom på det, synes virtuelle IBANer til forsoning at være et oplagt hack. Stadig tilbage på dagen havde svanekoordinator Nicolas Saison svært ved at finde en god virtuel IBAN-leverandør til sit firma. Da han samarbejdede med Svaneadministrator Nicolas Benady om at opbygge den næste store BaaS i 2019, var det klart, at virtuelle IBANer skulle være en vigtig funktion.

Virksomheder, der rutinemæssigt tager mange belastninger, kan udnytte virtuelle IBANer til gratis op tid, penge og arbejdskraft.

Enhver virksomhed kan arbejde direkte med Svanen for at automatisere deres egne afstemninger. Hvis en virksomhed modtager en konstant strøm af betalinger, har de allerede enorme regnskabsbehov. Automatisering af afstemning med virtuelle IBANer giver dem mulighed for at placere deres ressourcer på andre områder. Og regnskabspersonale vil være i stand til at lægge deres tid og kræfter i retning af mere tilfredsstillende opgaver.

Virksomheder, der hjælper andre virksomheder er især godt placeret til denne løsning. Tænk på SaaS-virksomheder, der beskæftiger sig med finansiering eller regnskab. Kontoafstemning er en stor del af deres service, så det at være i stand til at automatisere det ville være transformativt.

Ud over IBANer lader Swan virksomheder levere hvidmærkede kort. Vi handler alle om kort i disse dage; vi har netop foretaget vores meget første transaktioner !

Hvis du spekulerer på, om din virksomhed skal levere mærkebetalingskort, skal du holde øje med det. Vi taler om de mange måder, du kan bruge dem på, og hvordan du kommer i gang! 👋

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *